Kvalitetssystemer har blitt en del av de fleste firmaers hverdag, ofte grunnet lover og forskrifter, kunders krav og indre krav. Noen betrakter systemet for å være en viktig metode for å oppnå økt velstand gjennom redusering av kostnader grunnet svikt og feil mens andre oppfatter at systemet skal være en forpliktelse og noe en må gjøre for å tilfredsstille kunden og forskrifter. Hvorfor oppfattes dette så forskjellig?

ISO kvalitetssystem bidrar til å redusere eller unngå reklamasjoner, forsinkelser og frustrasjoner internt og eksternt. I alt kvalitetsarbeid gjelder det å ”gjøre tingene riktig første gang”. De fleste virksomheter vil kunne vise til økt inntjening på grunn av bedret systemkvalitet i henhold til ISO-standarder i løpet av to år.

Kvalitetssystemet angir ikke kvaliteten på selve produktet eller tjenesten. Det dokumenterer hvorvidt faste rutiner er benyttet i prosessen for å fremstille produktet eller tjenesten, og setter standarder for å oppdage og rapportere avvik. Det er flere måter å organisere og planlegge arbeidet med å etablere og videreutvikle kvalitetssystemer.

Hovedprinsippet i et kvalitetssystem er at produktet eller tjenesten skal ha lik prosesskvalitet, altså følge like standarder og prosedyrer hver gang. Kvalitetssystemet innfører blant annet krav om:

  • Undersøkelser av kunder, marked og leverandører
  • Opplæring og planlegging av ansattes ansvarsområder
  • Avvikshåndtering: feil skal oppdages, rettes, dokumenteres og systematiseres
  • Fra forebyggende tiltak via evaluering av ”er det vi gjør bra?” til korrigerende tiltak
  • Interne og eksterne revisjoner: ”gjør vi det vi har sagt vi skal gjøre?”
  • Ledelsens gjennomgang: strategi og mål for virksomheten
  • Kontinuerlig forbedring av prosesser
  • Effektiv ressursstyring av mennesker, utstyr og infrastruktur

Andre viktige prinsipper er:

  • Engasjement fra ledelsen etter et felles målbilde for firmaet
  • Det forutsetter aktiv deltagelse og forpliktelse hos ansatte
  • Beslutninger tas basert på faktiske hendelser – ikke lenger aksept for løse antakelser